W spotkaniu biorą udział delegaci wybrani w drodze głosowania bezpośredniego, listownego oraz bracia z urzędu (delegat generała zakonu dla Europy Wschodniej, prowincjał, były prowincjał oraz siedmiu asystentów prowincjalnych – członków zarządu krakowskiej prowincji).
Zgodnie z uchwałami, podjętymi podczas ostatniej Kapituły Generalnej w Asyżu w roku 2007, w Kapitule Prowincjalnej uczestniczą także, ale jako słuchacze delegaci prowincjała z zagranicy.
W sobotę, do delegatów dojadą pozostali bracia z Prowincji i wezmą udział w tzw. kapitule namiotów, połączonej z zaprzysiężeniem gwardianów. (Nazwa „kapituła namiotów“ bądź „rogoziana“, bądź „szałasów“ nawiązuje do czasów św. Franciszka, gdzie w kapitułach brali udział wszyscy bracia i ze względu na brak miejsca dla wszystkich w klasztorze, bracia mieszkali w szałasach bądź prowizorycznych namiotach przez siebie zbudowanych – przyp. red.).
Zwyczajna Kapituła Prowincjalna to – jak czytamy w dokumentach zakonnych – „wydarzenie duchowo-charyzmatyczne, rozpoznanie ewangeliczne, autentyczne braterskie spotkanie”.
Na dzień dzisiejszy krakowscy franciszkanie na terenie Polski posiadają 24 klasztory i trzy domy formacyjne (postulat, nowicjat, seminarium), w których mieszka 270 braci. Poza granicami Polski Prowincja św. Antoniego i bł. Jakuba posiada 35 klasztorów, w których przebywa 225 zakonników. W sumie 495 braci przed i po ślubach wieczystych.
Klasztory i obecności zagraniczne ulokowane są w Europie (Niemcy, Ukraina, Włochy oraz Słowacja i Albania), Azji (Uzbekistan), Afryce (Uganda), Ameryce Południowej (Boliwia Peru, Paragwaj) oraz w Ameryce Północnej (Stany Zjednoczone).
Ponadto bracia z Polski wspomagają pracę franciszkanów w Rosji, Czechach, Francji, Irlandii czy Austrii.
jms