Kongregacja ds. Instytutów Życia Konsekrowanego i Stowarzyszeń Życia Apostolskiego
LIST OKÓLNY W SPRAWIE KAPITUŁ ODBYWANYCH DROGĄ ELEKTRONICZNĄ
Watykan, 31 maja 2021 r.
Prot. N. Sp.R. 2452/20
Do Najwyższych Przełożonych
Mając na uwadze utrzymywanie się pandemii koronawirusa Covid 19 i następowanie po sobie upływających terminów zwoływania organów władzy kolegialnej (kan. 631 § 1-2) lub podobnych (kan. 632) — co już było przedmiotem Listu Okólnego z 1-go lipca ubiegłego roku – zwrócono się z prośbą do Dykasterii o możliwość korzystania ze środków informacji i komunikacji elektronicznej jako alternatywy dla osobistej obecności w wyżej wymienionych organach, na skutek ograniczeń wprowadzonych przez rządy krajowe.
Dykasteria, po przeprowadzeniu dokładnej oceny tej prośby i biorąc pod uwagę konsekwencje powyższych ograniczeń, uznała za stosowne zezwolić – w drodze wyjątku, na określony czas i w indywidualnych przypadkach – na użycie środków komunikacji elektronicznej, mające na celu zdalne połączenie się członków organów kolegialnych lub podobnych. Okres ten rozpoczyna się od daty niniejszego listu okólnego i trwa do końca 2022 roku, w ciągu którego muszą być celebrowane wspomniane posiedzenia.
Z tego powodu, dla Instytutów Życia Konsekrowanego i Stowarzyszeń Życia Apostolskiego, które o to poproszą postanowienia zawarte w Liście okólnym Kongregacji ds. Instytutów Życia Konsekrowanego i Stowarzyszeń Życia Apostolskiego, z dnia 1-go lipca 2020 r., zostaną zawieszone.
I. PRZEBIEG KAPITUŁY PRZY UŻYCIU ŚRODKÓW KOMUNIKACJI ELEKTRONICZNEJ
1. Najwyższy Przełożony lub Przełożona, za zgodą swojej Rady, proponuje członkom ex-officio i członkom wybranym zastosowanie systemów komunikacji elektronicznej umożliwiających zdalne połączenie podczas wspomnianych obrad.
2. Przed otwarciem Kapituły i w sposób uznany za najbardziej odpowiedni (przesyłka polecona, przesyłki ekspresowe) członkowie ex-officio i członkowie wybrani, uti singuli, muszą zatwierdzić w tajnym głosowaniu większością 2/3 głosów procedury i protokoły komunikacji elektronicznej.
3. Dykasteria udzieli upoważnienia na celebrację Kapituły – drogą elektroniczną – poszczególnemu Instytutowi Życia Konsekrowanego lub Stowarzyszeniu Życia Apostolskiego który złoży wniosek, dołączając dokumentację dotyczącą, procedur i protokołów komunikacji elektronicznej uprzednio zatwierdzonych przez członków ex- officio i członków wybranych.
4. Na etapie przed Kapitułą lub w fazie przygotowawczej, członków ex-officio i członków wybranych należy odpowiednio poinformować i przygotować w zakresie prawidłowego sposobu korzystania z narzędzi komunikacji elektronicznej, które zostaną zastosowane, a jeśli to możliwe, niech członkom – przez cały okres trwania Kapituły — towarzyszą również specjaliści informatycy.
5. Wszystkim uczestnikom Kapituły należy zagwarantować te same warunki dostępu i połączenia zdalnego z siecią, w szczególności zapewniając miejsce dostępu za pośrednictwem komputera osobistego.
6. Systemy komunikacji elektronicznej muszą gwarantować bezpieczeństwo i tajność, zwracając się, jeśli uzna się to za stosowne, po szczegółowe porady udzielane również przez organy skupiające i koordynujące Instytuty Życia Konsekrowanego i Stowarzyszenia Życia Apostolskiego.
7. Wskazania tutaj sprecyzowane mogą również być zastosowane do przeprowadzania w sposób zdalny Kapituł prowincjalnych: udzielenie upoważnienia odnośnie do zastosowania narzędzi komunikacji elektronicznej należy do Przełożonego Generalnego, za zgodą swojej Rady.
8. Tymi samymi wytycznymi kierują się zebrania Instytutów Świeckich jako organy kolegialne, oraz servatis servandis, Konferencje Wyższych Przełożonych.
9. Syntetyczną ocenę doświadczeń odnośnie do użycia komunikacji elektronicznej należy przesłać w odpowiednim czasie do Dykasterii.
II. WYBÓR NAJWYŻSZEGO PRZEŁOŻONEGO / NAJWYŻSZEJ PRZEŁOŻONEJ I ICH RADY
Wybór Najwyższego Przełożonego lub/i Najwyższej Przełożonej oraz ich Rady podczas Kapituły – w drodze odstępstwa od kan. 167 § 1 i od prawa własnego – odbywa się poprzez glosowanie listowne. W związku z tym należy przestrzegać poniższych rozporządzeń:
1. W stosownym czasie należy przygotować odpowiednią ilość papierowych kart do glosowania, które muszą być opatrzone pieczęcią i uwierzytelnione podpisem, odpowiednio do ilości tych, którzy mają być wybrani (najwyższy przełożony, radni i inne urzędy przewidziane przez prawo własne) wraz z odpowiednimi kopertami z nagłówkiem odbywającej się kapituły (** Kapituła Generalna Instytutu Życia Konsekrowanego lub/i Stowarzyszenia Życia Apostolskiego). Karty muszą zawierać następujące sformułowanie: jedna, „pierwsza tura wyborów” i druga „druga tura wyborów”. Karty wyborcze należy przesłać za pośrednictwem specjalnych usług pocztowych, do poszczególnych uczestników Kapituły przed rozpoczęciem Kapituły Generalnej.
2. Mający prawo do glosowania oddają swój glos na karcie do głosowania, wkładają ją do anonimowej koperty, którą następnie zaklejają i w oddzielnej kopercie oznaczonej nagłówkiem odbywającej się Kapituły przesyłają ją na adres Sekretariatu Kapituły.
3. Należy określić termin, w czasie którego musi zostać przesłana tylko pierwsza karta do głosowania (za pośrednictwem specjalnych usług pocztowych). Data ta musi przypadać po otwarciu Kapituły Generalnej. Podobnie, musi zostać ustalony termin, przed upływem którego musi ona być przesłana do Sekretariatu Kapituły.
4. Liczenie głosów odbywa się na posiedzeniu Kapituły transmitowanym drogą komunikacji elektronicznej zgodnie z procedurami określonymi w Regulaminie Kapituły.
5. Ogłoszenie osoby wybranej – po przyjęciu wyboru – jest przekazywane uczestnikom Kapituły drogą komunikacji elektronicznej.
6. Wybrany zostaje ten, kto uzyska większość dwóch trzecich głosów uprawnionych do glosowania w pierwszej turze glosowania.
7. W przypadku, kiedy pierwsza tura głosowania jest nieskuteczna, przeprowadza się drugie glosowanie z bezwzględną większością głosów. W tym przypadku należy powtórzyć procedurę, wyżej przedstawioną ustalając termin, przed upływem którego ma zostać wysłana druga karta do glosowania. W przypadku nieosiągnięcia bezwzględnej większości w drugim glosowaniu, wybrany zostaje ten, kto otrzymał większość głosów, a przy równej liczbie głosów, należy zastosować się do przepisów kan. 119.
8. Taką samą procedurę należy zastosować — w odrębnych glosowaniach wyborczych – dla każdego członka rady i innych urzędów przewidzianych przez prawo własne.
9. Zebrania wyborcze Instytutów Świeckich zastosują te same postanowienia.
10. Jeśli uzna się za stosowne, zarówno ze względu na utrzymywanie się pandemii, jak i dla układu terytorialnego okręgu prowincjalnego lub podobnego, Przełożony Wyższy, za zgodą swojej Rady i za zgodą Najwyższego Przełożonego, może również zastosować procedurę glosowania wyborczego drogą listowną także we wspomnianym okręgu.
Technologie informatyczne mogą dawać możliwość przezwyciężenia ograniczeń i niedogodności związanych z kryzysem pandemicznym, jednak należy być świadomym ograniczeń oraz niedoskonałości systemów informatycznych. Okres pozwolenia, udzielony wyjątkowo, musi zobowiązywać Instytuty Życia Konsekrowanego i Stowarzyszenia Życia Apostolskiego do dokładnej oceny wyników, i jeśli to konieczne, do niezwłocznego podjęcia środków w celu ochrony prawidłowego wypełniania kolegialności kapitulnej.
Ufamy, że korzystanie ze środków komunikacji elektronicznej będzie odbywało się z poczuciem odpowiedzialności, a przede wszystkim będzie chroniło i promowało komunię w Instytutach Życia Konsekrowanego i Stowarzyszeniach Życia Apostolskiego.
Serdeczne pozdrowienia w Panu
Joao Braz de Aviz
Prefekt
Abp. José Rodriguez Carballo, OFM
Sekretarz
Tłumaczenie Kongregacji
Copyright © Dykasterium ds. Komunikacji – Libreria Editrice Vaticana
