2014.08.02 – Watykan – Kongregacja ds. Instytutów Życia Konsekrowanego i Stowarzyszeń Życia Apostolskiego, List okólny. Wytyczne dotyczące zarządzania dobrami w Instytutach Życia Konsekrowanego i Stowarzyszeniach Życia Apostolskiego

 

Audio  https://youtu.be/o-gWr19i5FY

 

Umiłowani Bracia i Siostry,

dziedzina ekonomii jest jednym z narzędzi misyjnej działalności Kościoła. W ramach podsumowania sympozjum na temat „Zarządzanie dobrami kościelnymi instytutów życia konsekrowanego i stowarzyszeń życia apostolskiego w służbie ludzkości i misji Kościoła”, które odbyło się w marcu br. przy udziale licznie przybyłych przełożonych generalnych i ekonomów różnych zgromadzeń zakonnych, nasza Dykasteria w niniejszym liście, zanim uregulowania w tej kwestii zostaną ujęte w stosownej Instrukcji, zwraca się szczególnie do osób odpowiedzialnych różnych szczebli, by wskazać podstawowe zasady zarządzania dobrami i przedstawić sugestie, które mogą być przydatne do reorganizacji dzieł.

Sympozjum potwierdziło, że dobra materialne instytutów życia konsekrowanego i stowarzyszeń życia apostolskiego są „dobrami kościelnymi”. Takowe instytuty i stowarzyszenia są bowiem „publicznymi osobami prawnymi”^[1], ustanowionymi przez kompetentne władze, aby „wykonywały w imieniu Kościoła w oznaczanym dla nich zakresie, zgodnie z przepisami prawa, własne zadania im zlecone dla publicznego dobra”^[2]. Z tego powodu konieczność używania dóbr materialnych „nie powinna nigdy zapanować nad samym «celem», któremu mają służyć i z którego powinno wypływać ich ograniczenie, szlachetność zadania i znaczenie duchowe”^[3].

W zaprezentowanych podczas Sympozjum materiałach, sprawozdaniach oraz w trakcie spotkań objaśniono, czym są i czemu mają służyć dobra kościelne, a także przedstawiono znamienne przykłady zarządzania i administrowania dobrami kościelnymi, wskazujące, iż przejrzyste i fachowe zarządzanie to jeden ze środków potrzebnych do wypełniania misji poszczególnych instytutów.

Poczynione spostrzeżenia przede wszystkim przywołały na pamięć nowatorskie i profetyczne działania w dziedzinie ekonomii podejmowane w ciągu wieków przez osoby konsekrowane z pożytkiem dla całego społeczeństwa. Dziś, w obecnej sytuacji społeczno-gospodarczej, profetyczne świadectwo osób konsekrowanych ma zasadnicze znaczenie, toteż tego rodzaju działania są pożądane jak nigdy dotąd.

Wymiar ekonomiczny jest nierozerwalnie związany z osobą i misją. Ekonomia determinuje bardzo ważne dla życia decyzje, z których powinno przezierać świadectwo ewangeliczne, nacechowane wrażliwością na potrzeby braci i sióstr.

Skupienie uwagi na ewangelicznym wymiarze ekonomii nie powinno być zatem pomijane w procesie formacyjnym, zwłaszcza w przygotowaniu tych, którzy będą sprawować odpowiedzialne funkcje w zarządzie i którzy będą musieli kierować strukturami ekonomicznymi w duchu zasad darmowości, braterstwa i sprawiedliwości, kładąc podwaliny pod ewangeliczną ekonomię dzielenia się i komunii^[4].

Charyzmat założycielski jest wpisany w pełni w „logikę daru”, która „nie wyklucza sprawiedliwości ani też jej nie zastępuje później i z zewnątrz”: poprzez bycie darem, jako osoby konsekrowane, wnosimy nasz rzeczywisty wkład w rozwój gospodarczy, społeczny i polityczny, w którym,  „jeśli chce być autentycznie ludzki”, „musi być uwzględniona zasada darmowości jako wyraz braterstwa”^[5]. „Dar ze swej natury przekracza zasługę; jego zasadą jest nadmiar”^[6].

Przedstawione wytyczne i zasady dotyczące zarządzania dobrami proponuje się instytutom jako pomoc ku temu, by z nową odwagą i profetyzmem odpowiadały na wyzwania naszych czasów, wciąż pozostając proroczym znakiem miłości Boga.

Kongregacja do spraw Instytutów Życia Konsekrowanego i Stowarzyszeń Życia Apostolskiego zachęca członków instytutów, a zwłaszcza ich przełożonych i ekonomów, do zapoznania się z niniejszym listem oraz nadsyłania, w terminie do 31 stycznia 2015 roku, na adres Jego Ekscelencji José Rodrígueza Carballo OFM, arcybiskupa sekretarza, listów z opiniami i sugestiami na temat lepszego i coraz bardziej owocnego wykorzystywania zasobów, jakie Opatrzność oddała do dyspozycji Kościoła, aby z jak największą skutecznością spełniał on swoją misję służenia Chrystusowi i ubogim, w całej różnorodności charyzmatów.

1. ZARZĄDZANIE DOBRAMI

W części pierwszej przyjrzymy się wybranym czynnikom i procedurom, które mogą sprzyjać prawidłowemu i uczciwemu zarządzaniu dobrami w instytutach życia konsekrowanego i stowarzyszeniach życia apostolskiego.

1.1. Charyzmat, misja, dzieła i planowanie

„Wierność charyzmatowi założycielskiemu oraz ukształtowanemu przez ten charyzmat duchowemu dziedzictwu każdego Instytutu”^[7] jest, wraz z wymaganiami ewangelicznymi, pierwszym kryterium oceny decyzji i działań, podejmowanych na każdym poziomie, jako że „charyzmat kieruje wykorzystaniem energii, umacnia wierność i nadaje kierunek pracy apostolskiej wszystkich, zwracając ją ku wspólnej misji”^[8].

Uważa się zatem za niezbędne odczytanie na nowo zgodności misji z charyzmatem, sprawdzające, czy tożsamość charyzmatyczna instancji założycielskich znajduje odzwierciedlenie w charakterystycznych działaniach praktycznych. Dzieła zmieniają się zależnie od potrzeby chwili i przybierają różne formy w zależności od uwarunkowań społecznych i kulturalnych.

Może więc dojść do tego, że prowadzone dzieła nie będą już odpowiednie do aktualnego charakteru misji, a zarządzane nieruchomości utracą swą funkcjonalność dla dzieł wyrażających dany charyzmat.

Konieczne jest zatem, by instytuty życia konsekrowanego i stowarzyszenia życia apostolskiego:

– ustaliły, jakie dzieła i rodzaje działalności należy kontynuować, których należy zaprzestać, które zmodyfikować i ku jakim nowym obszarom kierować projekty rozwoju i świadectwa misji, tak by odpowiadały dzisiejszym potrzebom, dochowując całkowitej wierności własnemu charyzmatowi;

– wdrożyły procedury, które umożliwią dobre planowanie zasobów, przewidując wykorzystanie budżetu oraz preliminarzy budżetowych, sprawdzanie i korygowanie ewentualnych niezgodności, kontrolę zarządzania, uważne śledzenie sprawozdań finansowych, weryfikację i w miarę potrzeby zmianę przyszłych działań; takie procedury są niezbędne zarówno do inicjowania nowych dzieł, jak i do podejmowania rozważnych decyzji w razie likwidacji lub alienacji nieruchomości;

– opracowywanie długoterminowych planów i prognoz, by jak najskuteczniej zapobiegać powstawaniu problemów lub stawić im czoło, dopóki sytuacja jest jeszcze możliwa do opanowania;

– wykorzystanie preliminarza budżetowego nie tylko dla dzieł, ale także we wspólnotach, jako narzędzia formacji w wymiarze ekonomicznym, mającej służyć wzrostowi świadomości wspólnej w tym obszarze oraz weryfikacji rzeczywistego stopnia ubóstwa osobistego oraz wspólnotowego;

– wprowadzenie odpowiednich systemów monitorowania dzieł podupadających, wdrażanie planów wychodzenia z deficytu i przezwyciężanie mentalności opiekuńczej: pokrycie strat danego dzieła bez rozwiązania problemów związanych z jego zarządzaniem oznacza marnotrawstwo środków, które mogłyby być wykorzystane w innych dziełach;

– zwrócenie uwagi na stabilność dzieł (pod względem duchowym, relacji w nich panujących i ekonomicznym), a w razie gdyby nie była pewna, lustracja tychże dzieł ;

– stworzenie, jeśli jest to konieczne, nowych struktur, sprawnie funkcjonujących i łatwych w zarządzaniu, pochłaniających mniej czasu, a w sytuacji deficytu powołań łatwo zbywalnych lub nadających się do częściowego użytkowania bez ponoszenia wysokich kosztów.

1.2. Transparencja i nadzór – gwarancją prawidłowości

Ewangeliczne świadectwo wymaga tego, by dzieła były prowadzone z pełną przejrzystością, z poszanowaniem prawa kanonicznego i prawa cywilnego oraz by służyły rozlicznym formom ubóstwa.

Transparencja jest sprawą fundamentalną dla efektywności i skuteczności misji.

Nadzór i kontrole nie powinny być postrzegane jako ograniczenie autonomii władz lub oznaka braku zaufania, ale jako forma służby dla wspólnoty i na rzecz przejrzystości, jak również ku ochronie tych, którzy wykonują trudne obowiązki administracyjne.

Praktyka nadzoru – zgodnie z procedurami określonymi przez prawo powszechne i własne – służy nie tylko wypełnieniu obowiązku kontroli wewnętrznej należącego do przełożonych, lecz stanowi nieodłączny element natury dóbr kościelnych i ich publicznego charakteru, jako środków służących celom własnym Kościoła^[9].

Dla osiągnięcia tych celów przełożeni wyżsi wraz ze swymi Radami powinni:

– opracować odpowiednie systemy kontroli wewnętrznej, dostosowane do rozmiarów dzieł, w oparciu o odpowiedni podział obowiązków i jasny system pozwoleń;

– upewnić się, czy wypełnianie misji przy użyciu dóbr [doczesnych] przebiega w poszanowaniu zasad ewangelicznych, a jednocześnie uwzględnia opłacalność ekonomiczną;

– mieć jasny obraz tego, jak są zarządzane poszczególne dzieła w obrębie każdej prowincji, zarówno te, które są własnością danego instytutu, jak i te przez niego promowane lub wyodrębnione z instytutu (np. stowarzyszenia);

– zatwierdzać plany inwestycyjne i budżety na początku roku; wymagać właściwej dokumentacji i rejestrowania operacji różnego rodzaju.

Ekonomowie powinni:

– przedstawiać przełożonym wyższym i ich Radom okresowe sprawozdanie
dotyczące funkcjonowania administracji, zarządzania i finansów instytutu lub prowincji, lub pojedynczego dzieła;

– dokumentować transakcje i umowy w sposób zgodny z wymogami prawodawstwa cywilnego obowiązującego w odnośnych miejscach;

– posługiwać się nowoczesnymi komputerowymi systemami archiwizacji i przechowywania danych.

1.3. Sprawozdania i bilanse

Papież Franciszek w przesłaniu skierowanym do uczestników Sympozjum zachęcał, by w zarządzaniu dobrami zakonnymi łączyć pierwszoplanowy wymiar charyzmatyczno-duchowy z wymiarem ekonomicznym i skutecznością, mającymi swoje podłoże (humus) w tradycji administracyjnej zakonów, „która nie toleruje marnotrawstwa i zważa na dobre wykorzystanie zasobów”^[10].

W takim zarządzaniu podstawowe znaczenie mają odpowiednie zasady sporządzania bilansów. Szczególnie pożądane jest, by utrwaliła się praktyka oddzielania budżetów dzieł od budżetów wspólnot. Określenie wspólnych zasad rachunkowości oraz wzorów bilansów dla wszystkich podmiotów w obrębie instytutu (organizacje pośrednie, wspólnoty, dzieła, posługi) jest konieczne do ujednolicenia procedur sporządzania samych bilansów na szczeblu krajowym i międzynarodowym

W związku z tym, instytuty życia konsekrowanego i stowarzyszenia życia apostolskiego powinny:

– sporządzać bilanse według jednolitych wzorów międzynarodowych, wprowadzając zasady rachunkowości, wzorce sprawozdawczości i kryteria oceny pozycji w bilansie wspólne na szczeblu krajowym i międzynarodowym;

– wprowadzić dla dzieł certyfikację bilansów i tzw. audyty, będące ze strony instytutów gwarancją prawidłowości pod względem ekonomiczno-administracyjnym;

– zasięgać rady wykwalifikowanych ekspertów, obeznanych z charakterem posługi Kościoła, a także nauczycieli akademickich, czy to z uniwersytetów katolickich, czy z innych uczelni. Uzyskanie transparencji i wiarygodności sprawozdań dotyczących majątków oraz zarządzania może być znacznie łatwiejsze, gdy korzysta się z pomocy ekspertów, gwarantuje to bowiem przyjęcie właściwych procedur, z uwzględnieniem rozmiarów instytutu i jego dzieł.

Niniejszym podaje się do wiadomości, że w przypadku braku certyfikowanych bilansów Kongregacja ds. Instytutów Życia Konsekrowanego i Stowarzyszeń Życia Apostolskiego może odmówić zatwierdzenia procedur finansowania.

1.4. Zarządzanie dobrami a stały majątek

Jak dobrze wiadomo, suma ruchomości i nieruchomości, praw oraz stosunku aktywów oraz pasywów, traktowana jako całość, stanowi majątek osoby prawnej. Taki majątek, który zapewnia utrzymanie instytucji, nie może być narażony na ryzyko.

W tej perspektywie jawi się jako pilne ponowne rozważenie i pogłębienie  – w odpowiednich kontekstach kościelnych i prawnych – norm kanonicznych dotyczących tzw. „stałego majątku”. Kodeks Prawa Kanonicznego nie określa ich wyraźnie. Zakłada klasyczne ujęcie, opracowane w oparciu o kanoniczną definicję „dóbr prawnie nabytych”^[11] przez osobę prawną, pojmowanych jako stałe uposażenie – czy będą to dobra użytkowe, czy dochodowe – mające ułatwiać osiąganie celów instytucjonalnych oraz zapewniać samowystarczalność ekonomiczną.

Na ogół za majątek stały uważa się: dobra stanowiące część uposażenia fundacyjnego instytucji; dobra otrzymane przez nią, jeśli tak postanowiła osoba dokonująca darowizny; dobra przeznaczone dla niej przez władze instytucji.

Aby jakieś dobro mogło stanowić część majątku stałego osoby prawnej, konieczne jest jego „prawne nabycie”^[12].

Dlatego Dykasteria zaleca, by:

– każdy instytut życia konsekrowanego i każde stowarzyszenie życia apostolskiego, po dokonaniu starannej oceny całościowego obrazu oraz odnośnych dzieł, wydały w najstosowniej dobranej formie, z odniesieniem również do prawodawstwa cywilnego, dyspozycje w sprawie spisu dóbr, które stanowią majątek stały;

– przełożony wyższy ze swoją Radą lub organ obdarzony kolegialnymi uprawnieniami (kapituła generalna, prowincjalna lub im podobne zebrania)  – określonymi prawem własnym – za pomocą stosownej uchwały zatwierdził prawne nabycie.

Obligatoryjność wprowadzenia pojęcia stałego majątku musi być potwierdzona w konstytucjach albo przynajmniej w innym dokumencie będącym zapisem prawa własnego instytutu.

Powyższa regulacja nie tylko stanowi wymóg określony przez prawo kanoniczne, lecz także, w niektórych przypadkach, jawi się jako rozwiązanie, które należy niezwłocznie zastosować, by zabezpieczyć ciągłość funkcjonowania instytutu jako publicznej osoby prawnej.

2. WSPÓŁPRACA Z KOŚCIOŁEM LOKALNYM, Z INNYMI INSTYTUTAMI I Z KONSULTANTAMI

 2.1.Kontakt z ordynariuszem miejsca i Kościołem lokalnym

Misja życia konsekrowanego ma wymiar uniwersalny i w przypadku wielu instytutów obejmuje cały świat, a przy tym jest również osadzona w specyficznych realiach lokalnych. Instytuty, w swoich różnych formach, pozostają w stałym kontakcie z Kościołem powszechnym i Kościołem lokalnym.

– Porozumienie się z ordynariuszem miejsca jest ważne w przypadku, gdy instytuty zamierzają likwidować swoje domy lub dzieła^[13], bądź też alienować nieruchomości.

– Przed podjęciem decyzji dotyczącej jakiegoś miejsca wskazane jest, by przełożeni wyżsi poinformowali o swoich zamiarach inne instytuty obecne na tym samym terenie, by danego miasta lub diecezji nie pozbawić obecności zakonów.

2.2. Kontakty z współpracownikami i konsultantami

Biorąc pod uwagę złożoność zagadnień ekonomicznych i finansowych w zarządzaniu dobrami i dziełami, w obecnych czasach prawie niemożliwe jest obycie się bez współpracy ze specjalistami, osobami świeckimi lub członkami innych instytutów.

Trzeba jednak wystrzegać się dwóch skrajności, a są to: po pierwsze – rezygnowanie z porad konsultantów, by nie wydawać pieniędzy, lecz przez to narażanie się na kłopoty prawne, ekonomiczne, fiskalne; po drugie – trwonienie pieniędzy instytutu, czasami bez zastanowienia, na konsultacje, które nie zawsze okazują się przydatne.

Warto przy tym pamiętać, że ostateczna odpowiedzialność za decyzje w kwestiach administracyjnych, ekonomicznych, dotyczących zarządzania oraz finansowych spoczywa zawsze na instytucie i nie może być przerzucona na osoby świeckie lub członków innych instytutów; konsultanci mogą służyć pomocą, ale nie mogą zastąpić zarządu instytutu.

W związku z tym:

– konieczne jest korzystanie z usług świeckich współpracowników w tych dziedzinach, w których instytut nie dysponuje wiedzą własnych specjalistów czy rzeczoznawców;

– kontakty z profesjonalistami powinny być jasno określone za pomocą terminowych i klarownych umów, stosownie do świadczonych usług;

– bardzo pomocne dla instytutu mogą być komisje specjalistyczne, z udziałem członków innych instytutów lub osób świeckich, i z takim regulaminem formalnym, który określa cele i czas trwania posługi członków komisji.

2.3. Kontakty i współpraca z innymi instytutami

Współpraca między instytutami – której poświęcono wydaną przez Kongregację specjalną Instrukcję na temat formacji^[14] – niesie ze sobą doświadczenia mające ogromne znaczenie we współdziałaniu duszpasterskim i charytatywnym w Kościołach partykularnych; obecnie chodzi o jej umocnienie, tak by stała się bardziej zdecydowaną strategią kościelną.

Dzielenie z innymi zasobów, projektów, prac nie zmierza bezpośrednio do zabezpieczenia funkcjonowania dzieł, lecz ma na celu promowanie ich znamienia charyzmatycznego, czyli kościelnego.

Współpraca między instytutami zakonnymi (w zakresie dzielenia się dobrymi praktykami, pracy nad wspólnymi projektami, wprowadzania nowych metod służenia Kościołowi) jest podejmowana jako jeden ze sposobów na umocnienie administrowania i zarządzania zasobami oraz zwiększenie skuteczności misji każdego instytutu.

Wielki wkład w budowanie i wzrost komunii między instytutami wnoszą konferencje przełożonych wyższych. Prócz tego, że popierają one współpracę i dialog, mogą również służyć pomocą, szczególnie w kwestiach regulowanych normami cywilnymi, i dostarczać użytecznych wskazówek.

3. FORMACJA

Formacja w wymiarze ekonomicznym zgodna z własnym charyzmatem ma zasadnicze znaczenie, jeśli decyzje podejmowane w misji mają być nowatorskie i profetyczne.

W niemal każdym instytucie sprawy materialne powierzone są jednej osobie, ekonoma/ekonomki, której przypisuje się funkcję techniczną: następstwem tego stanu rzeczy stał się brak zainteresowania kwestiami ekonomicznymi wewnątrz wspólnot, przyczyniając się do utraty kontaktu z kosztami życia i trudami związanymi z zarządzaniem, prowadząc w rzeczywistości, która nas otacza, do rozziewu między ekonomią a misją.

Co więcej, formacja ekonomów nie zawsze jest dostosowana do nowych potrzeb i do zmian w pojmowaniu roli ekonoma, w tym przejściu od opcji skupionej na sprawozdaniach księgowych do opcji uczestniczącego w zarządzaniu.

Dlatego:

– przełożeni wyżsi powinni być świadomi, że nie wszystkie metody zarządzania odpowiadają zasadom ewangelicznym i są zgodne ze społeczną nauką Kościoła;

– formacja początkowa powinna uwzględniać edukację w dziedzinie ekonomii i zarządzania, kosztów życia i utrzymania misji, jak również uwrażliwiać na odpowiedzialne przeżywanie ślubu ubóstwa w kontekście obecnej sytuacji społeczno-gospodarczej;

– formacja ekonomów powinna uwrażliwiać braci i siostry na zasady ewangeliczne, które są motorem działań ekonomicznych, i dostarczać praktycznych umiejętności umożliwiających pełnienie posługi ekonoma jako zarządzającego;

– wszyscy członkowie instytutu powinni być świadomi tego, jak ważne jest przygotowanie do pracy nad budżetem i preliminarzami, ponieważ są one odzwierciedleniem wartości i ducha instytutu, i powinni je przyjmować jako praktyczną metodę formacji w wymiarze ekonomicznym misji i dzieł;

– ekonomom należy pomagać i towarzyszyć w wypełnianiu ich roli, rozumianej jako służba, a nie władza, w byciu hojnymi i zapobiegliwymi, gdy chodzi o zapewnienie dostępności dóbr dla apostolstwa i misji;

– świeccy, którzy współpracują z instytutem (zarówno jako konsultanci, jak i zatrudnieni pracownicy), powinni być świadomi, że pracują w instytucie obdarzonym własnym charyzmatem oraz że, zgodnie z duchem ubóstwa, korzystanie z dóbr ma prowadzić do rozwoju misji.

Te wytyczne, drodzy Bracia i drogie Siostry, zostały sformułowane w jednym tylko celu: by ułatwić wam pełnienie waszych odpowiedzialnych funkcji w różnych rodzinach zakonnych.

Nasza Dykasteria, w pełnym posłuszeństwie wobec zaleceń i wskazówek Ojca Świętego, z radością spełnia tę posługę, pewna tego, że przeżywając wymiar ekonomiczny w duchu ewangelicznym, instytuty życia konsekrowanego i stowarzyszenia życia apostolskiego znajdą nowy impuls apostolski do kontynuowania swojej misji w świecie.

Odczytajmy jako skierowany do nas osobiście nakaz wyrażony słowami Ojca Świętego: „Misja w sercu ludu nie jest częścią mojego życia ani ozdobą, którą mogę zdjąć; nie jest dodatkiem ani jeszcze jedną chwilą w życiu. Jest czymś, czego nie mogę z siebie wykorzenić, jeśli nie chcę zniszczyć samego siebie. Ja jestem misją na tym świecie, i dlatego jestem w tym świecie. Trzeba uznać, że jesteśmy naznaczeni ogniem przez tę misję oświecania, błogosławienia, ożywiania, podnoszenia, uzdrawiania, wyzwalania”^[15]; w ten sposób nasze wspólnoty przyjmą „najpiękniejsze dary Pana”^[16]

Zapewniając o naszej pamięci w Panu, szczerze i gorąco wszystkich Was pozdrawiamy.

Watykan, 2 sierpnia 2014, w dniu święta Matki Bożej Anielskiej z Porcjunkuli 

João Braz kard. de Aviz
Prefekt

José Rodríguez Carballo, OFM
Sekretarz